Uutishuone

Teknostressi ei ole välttämätön paha

Informaatioteknologia on muuttanut työn tekemisen tapoja kaikilla aloilla. Uudet välineet ja sovellukset tehostavat ja helpottavat monin tavoin työn tekemistä, mutta usein niiden käyttö aiheuttaa myös ylimääräistä kuormitusta.

Kasvatustieteen professori Minna Huotilainen ja tietojärjestelmätieteen apulaisprofessori Henri Pirkkalainen ovat herättäneet tutkimustensa pohjalta viime aikoina keskustelua teknostressistä, joka syntyy, kun työntekijät pyrkivät mukautumaan jatkuvasti kehittyvän informaatioteknologian mukanaan tuomiin haasteisiin. Teknostressi heikentää työhyvinvointia ja laskee tuottavuutta. Olisi tärkeää, että sen taltuttamiseksi löydetään arjessa toimivia ratkaisuja. Työpaikoilla ne edellyttävät arvojen ja asenteiden kyseenalaistamista, mutta ovat pääosin helppoja toteuttaa.

Ennen organisaatioiden tukitehtäviä, kuten matka- ja tilavarauksia, pieniä korjauksia ja hankintoja hoitivat omat ammattilaisensa. Nykyään ne ovat monilla työpaikoilla kuitenkin itse kunkin omalla vastuulla – ja IT-sovellusten takana. Yleensä tehtävät toistuvat harvakseltaan eivätkä siksi rutinoidu. Sähläys ja virheet ärsyttävät ja vievät aikaa tärkeämmiltä tehtäviltä.

Vanhentuneiden laitteiden samoin kuin ohjelmistojen ja sovellusten toimintaongelmien vuoksi jopa rutiinitehtävistä voi tulla hankalia ja aikaa vieviä. Erityisen stressaavaa tämä on silloin, kun on kiire tai tehtävän edellyttämä yhteydenpito ei onnistu.

Teknostressiä aiheuttavat myös työvälineiden jatkuva päivittäminen ja uusiminen. Uusien sovellusten ja laitteiden ominaisuudet eivät välttämättä ole yhteensopivia entisten kanssa. Vanha ja uusi käyttöjärjestelmä eivät aina keskustele ongelmitta keskenään. On opeteltava ulkoa uusia komentopolkuja, uusia käyttäjätunnuksia ja salasanoja.

Sosiaalisen median sovellukset ovat muuttaneet ihmisten välistä yhteydenpitoa myös työpaikoilla. Kasvokkain tapahtuvan yhteydenpidon sijasta on oltava läsnä useammalla kanavalla samaan aikaan. Niin sanottu multitaskaus eli monen asian tekeminen yhtä aikaa vaikeuttaa keskittymistä. Tärkeän ja turhan tiedon raja hämärtyy, virheet lisääntyvät ja työn laatu heikkenee. Kokouksissa ollaan fyysisesti läsnä, mutta ajatukset seikkailevat muualla. Multitaskaus koukuttaa ja houkuttaa epäolennaiseen puuhasteluun, vaikka toisaalta sillä pyritään myös luomaan mielikuvaa huippuunsa nostetusta tehokkuudesta.

Työpaikoilla tarvitaan ehdottomasti myös yhteisiä pelisääntöjä, joilla sujuvoitetaan arkea, tuetaan keskittymistä ja mahdollistetaan palautuminen.

Uusi viestintäteknologia on vapauttanut monet työtehtävät ajasta ja paikasta. Työviestejä lähetetään ja luetaan vapaa-ajalla, halutaan olla läsnä ja tavoitettavissa vuorokauden ympäri. Jatkuvan läsnäolon uskotaan helpottavan seuraavaa työpäivää, ja sillä pyritään vakuuttamaan omaa sitoutumista ja työmotivaatiota. Samalla kuitenkin verotetaan yksityisyyttä ja vapaa-aikaa.

Onko teknostressi välttämätön paha? Eikö sille voi tehdä mitään?

Kyllä voi. Yksittäinen työntekijä voi parantaa omaa osaamistaan ja muuttaa työtapojaan. Kaikkea ei kannata edes yrittää muistaa ulkoa, vaan yksinkertaisimmatkin toimintaohjeet ja komentopolut voi tallentaa vastaisen varalle. Asioihin ja viesteihin voi ja pitäisi reagoida tärkeysjärjestyksessä ja kanavia sulkea työpäivän päätyttyä.

Työpaikoilla tarvitaan ehdottomasti myös yhteisiä pelisääntöjä, joilla sujuvoitetaan arkea, tuetaan keskittymistä ja mahdollistetaan palautuminen. Laitteet, ohjelmat ja sovellukset on pidettävä ajan tasalla ja niiden käyttöön on tarjottava riittävästi koulutusta. Tältä osin myös työnjaon on oltava selkeä ja jokaisen työtä tukeva.

Sekä työnantajan että työntekijöiden pitäisi lisäksi ymmärtää ja hyväksyä, ettei kaikkien tarvitse olla läsnä kaikilla kanavilla eikä kaiken aikaa. Työyhteisön huoneentaululla voisi muistuttaa – tavalla tai toisella – että yksityisyys ja mahdollisuus aitoon, koskemattomaan vapaa-aikaan ovat perusoikeuksia, jotka kuuluvat kaikille.

Erkki Auvinen, STTK:n työelämäasiantuntija