Färre störningar – fler veckor av effektiv arbetstid per år


Av tjänstemannens arbetsvecka går sex timmar till avbrott. Är det förnuftigt att kräva arbetstidsförlängning? Genom att minska avbrott i arbetstiden skulle den effektiva arbetstiden öka med flera veckor per år.

Regeringen och arbetsgivarna har krävt förlängd arbetstid, arbetsgivarna till och med hundra timmar per år. I praktiken skulle det betyda en lönesänkning på fem procent, som inte förbättrar produktiviteten eller ökar sysselsättningen. Längre arbetsdagar skulle de göra som redan nu är i lönearbete, men med lägre lön.

Det skulle vara viktigare att i samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare söka sätt för att förbättra produktiviteten, lönsamheten, konkurrensförmågan och orken i arbetet.

I tjänstemannaarbetet förloras sex timmar i veckan till avbrott

Av tjänstemannens arbetstid går hela en fjärdedel till avbrott och hälften av de här avbrotten beror på störningar som medför olägenheter för arbetet. Det här framgår av utredningen som tjänstemännens produktivitetsarbetsgrupp gjort. Avbrottet kan bero på en annan persons handlingar, dålig organisering eller tekniken.

– I genomsnitt är bara ungefär 30 timmar i veckan oavbruten arbetstid. Olika störningar tar ungefär sex timmar av tjänstemannens vecka, berättar ansvarige branschombudsmannen Jari-Pekka Suokas från Fackförbundet Pro.

Genom att minska störningarna med en fjärdedel blir det redan en och en halv vecka effektiv arbetstid till i året.

Med bra planering effektiveras arbetet med tre timmar i veckan

De största störningarna, såsom letandet efter information, oklara mål, arbete som andra personer gör och dåligt förberedda möten tar tre timmar av arbetsveckan.

Saken kunde lätt lösas med tydlig ansvars- och arbetsfördelning, gemensamma funktionssätt och fungerande mötespraxis.

– Mötena skulle vara mycket effektivare om man förberedde sig omsorgsfullt och gjorde PM från mötet för nästa gång. Eller lönar det sig att hålla möte på distans och spara i resetid? Man kan få mycket till stånd med små ändringar, berättar Suokas.

Såg du vad Mirja hade på sig? Kontorets lavskrika snappar en och en halv timme

Kontorets lavskrika använder andra personers arbetstid fel till sådant som inte har med arbetet att göra. Personen kan vara chef, kollega eller finnas utanför företaget.

– Man kan artigt be om arbetsro av en kollega och flytta småpratet till exempel till kaffepausen. Man kan också hänga upp en ”Får inte störas” skylt på dörren, som berättar att arbetstagaren vill ha arbetsro, säger Suokas.

Med gemensamma regler och tillvägagångssätt på arbetsplatsen kan man minska mängden störningar.

En och en halv timme åtgår till tekniska utmaningar

Datorn öppnar sig inte, e-posten fordrar byte av lösenord, kopieringsmaskinen går sönder och skarvsladd hittas inte. It-stödet som lagts ut har redan börjat semestern och man måste vänta på hjälp över veckoslutet till måndag. En och en halvtimme per vecka förslösas på tekniska störningar.

– Problem i anslutning till tekniska störningar och apparater upplevs ofta som större än deras andel är, för de harmar mer, berättar Suokas.

I kartläggningen år 2012 deltog ungefär 2 200 tjänstemän i Pro. Respondenterna representerade 27 olika branscher från teknologiindustrin till finansieringsbranschen och från kemiindustrin till servicebranschen.

Suget från arbetet på gott och ont

Ostört arbete har en stark koppling till att arbetsuppgifternas mängd inte konstant är för stor, det inte ingår onödiga uppgifter i arbetet samt att semester och fritid är fredade från arbetsärenden.

– Det är fråga om ett betydande problem, för bara under tio procent av förbundets medlemmar upplever att arbetsbelastningen är på en bra nivå, berättar Pros forskare Petri Palmu.

Arbetet kan sluka en. Det kan öka arbetstagarens ineffektivitet då arbetsmängden växer för stor.

– En arbetstagare som är uppslukad av arbetet kan obemärkt orsaka sjabbel på arbetsplatsen fastän han eller hon själv är på toppen av arbetsnjutningen, berättar Palmu.

I början minskar det goda suget sjuklighet, men då suget växer synnerligt högt ökar också risken att bli sjuk. Genom att minska arbetsbelastningen så att den igen är hanterbar sparar man på individnivå till och med 15 sjukdagar i året.

En bra verksamhetskultur på arbetsplatsen minskar störande faktorer

Enligt undersökningar minskar en jämlik arbetsatmosfär och bra chefsarbete störningar och arbete som upplevs belastande. En bra ledarskapskultur på arbetsplatsen minskar störande faktorer på arbetsplatsen, överbelastning av arbetstagarna och ineffektivitet.

– På en bra arbetsplats är resultatmålen realistiska, organisationens verksamhet pålitlig och fackföreningsverksamheten stark, berättar forskare Petri Palmu.

Om det i arbetskollektivet förekommer ofog, favorisering eller diskriminering och inbördes konkurrens ökar också arbetsbelastningen.

– Organisationens verksamhetskultur påverkar starkt störningar och belastningar arbetstagarna upplever. Informationsgången, responskulturen, arbetstagarnas påverkningsmöjligheter, organiseringen av arbetsuppgifter och ledningens kunskap om tjänstemannaarbetets krav inverkar alla, säger forskaren.

Pro Nyheter / Nina Tuomainen
Översättning Susanne Paetau