Minun viikkoni -artikkelisarja seuraa STTK:laisten arkea. Assistentti Taru Soininkallio selviää työstään muun muassa Post it -lappujen ja töiden priorisoinnin avulla.
Maanantai
Edessä on vauhdikas viikko. Maanantaiaamuisin koko STTK:n porukka kokoontuu toimistokokoukseen ajankohtaisten henkilöstö- ja työmarkkina-asioiden pariin. Hoidan päivän aikana monenlaisia tehtäviä, kuten työntekijöiden puhelinliittymien selvittelyä, sähköpostien perkaamista, kokousvieraiden vastaanottamista ja Exceleiden päivityksiä. Tänä maanantaina järjestetään myös STTK:n hallituksen kokous, jonka järjestelyt vaativat myös työpanostani. Kokouksessa juhlitaan hallituksen jäsenen läksiäisiä, jota varten haen tarjoilujen kakut Kakkugalleriasta.
Tiistai
Aamu alkoi vuokratilamme katselmuskierroksella. Kierroksen jälkeen olin yhteydessä Kiinteistöpalvelu Siiki Oy:lle, jonka huoltomiehen kanssa teen läheistä yhteistyötä. Koska assistenttina vastaan meidän toimiston arjen pyörittämisestä, minulle on tärkeää luoda luotettava ja osaava ammattilaisten verkosto ympärilleni. Puhelinsoiton päässä ovat mm. parhaat huoltomiehet, catering-firmat, sähkö- ja putkitöidentekijät sekä markkinointialan ammattilaiset. Iltapäivällä vuorossa oli vuokratilan avainten hallintaa, postin jakoa ja torstain edustajiston kokoukseen menevän rullakon valmistelua. Ehdin myös osallistumaan IT-kokoukseen ja tekemään Claus Ohlsonille hankintoja.
Keskiviikko
Kävelen joka aamu toimiston läpi ja tarkistan monitoimilaitteiden paperit ja värit, saniteettitilojen kunnon sekä keittiön kaappien sisällön ja hankintatarpeet. Keskiviikkona käsittelen myös ostokuitit, ennen aamun ensimmäiseen kokousta, joka liittyi toimitilojemme akustiikkaan.
Syömme usein lounasta työkavereiden kanssa ruokatilassamme, niin myös keskiviikkona. Iltapäivä meni avustaessani esihenkilöäni edustajiston kevätkokousmateriaalin valmisteluissa, vuokratilan avainten organisoinnissa ja hankinnassa, unohtamatta sähköposteihin vastaamista. Usein on monta rautaa tulessa, mutta vuosien harjoittelun ansiosta työtehtävien priorisointi onnistuu automaationa. Työpöytäni onkin usein täynnä eri värisiä post-it lappuja.
Torstai
Torstaina toimistolla vallitsee rauha ja hiljaisuus, kun kaikki muut ovat edustajiston kevätkokouksessa. Tämä on minulle otollisinta aikaa tarttua tehtäviin, jotka eivät ole vaatineet minulta välitöntä reagointia. Lähetin EU-vaali blogikirjoituksen kääntäjille, jotta saisimme ruotsin- ja englanninkieliset versiot nettisivuillemme. Tilatut Työelämään-materiaalit lähtivät postilla maailmalle. Iltapäivä käytin hoitamalla toimiston ilmastointijärjestelmä- ja turvavalo asioita eteenpäin.
Perjantai
Perjantaiaamu piti sisällään huoltotöitä, netin ristikytkentöjä, asiantuntijoiden lentojen buukkauksia. Iltapäivä täyttyi vuokratilan asioiden hoitamisesta, lisäavainten hankinnoista, parin asiantuntijan näppäimistön vaihdosta ja toimiston IT-tuen auttamisesta. Perjantain työpäivät päättyvät usein kahvikoneiden huoltamiseen.
